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18/01/2010
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Oba! Hoje tem reunião!

Por Eugênio Maria Gomes para o RH.com.br

Recentemente, em um encontro informal com amigos, daqueles onde se fala de tudo um pouco, um dos presentes deu o norte a este texto. Ao se referir à chatice de algumas reuniões, complementou: "Muitas pessoas adoram reuniões - quase sempre estão disponíveis demais -, enquanto outras nunca podem participar - quase sempre estão ocupadas demais -, mas é certo que, via de regra, as reuniões não atingem seus objetivos porque são mal planejadas ou mal conduzidas".

Acabei por me lembrar de outro artigo que escrevi - A Selva de Pedras Também tem Serpente - , onde alguns bichos da hipotética selva trabalham muito e outros pouco e resolvi aproveitar a deixa da comparação das organizações com as florestas, para tratar do assunto relativo a reuniões. Pois bem, vamos à nossa metáfora:

Em mais um dia qualquer, numa floresta qualquer...

A passarada anunciava a chegada de mais um dia quando seu Macaco, encarregado do setor B da floresta, chegou informando sobre mais uma reunião setorial.
Dona Cobra ainda estava enrolada no tronco, preguiçosa, aproveitando os primeiros raios de sol, quando recebeu a notícia do encontro. Planejara não fazer nada naquele dia. Desejava, apenas, ficar por ali, chacoalhando, ora dormindo, ora se arrastando, mas, um convite desses não perderia por nada: Oba! Hoje tem reunião!

Da toca da Cobra, Senhor Macaco seguiu para a clareira onde, sabia, poderia encontrar boa parte dos convocados. De fato, lá estavam a Tartaruga, o Elefante, a Águia, o Coiote, o Gambá, o coelho e o Rei Leão. À sua informação recebeu, em coro, a esperada resposta: Oba! Hoje tem reunião!

E assim, seu macaco seguiu seu ofício, informando a um bicho aqui, a outro ali, sobre a convocação para a reunião do setor B, ouvindo de todos, como resposta: Oba! Hoje tem reunião!

Ao final do primeiro tempo de trabalho, praticamente todos os bichos já estavam convocados. Agora, era o momento de cumprir a parte mais complicada de sua simpática função, que era o de informar às formigas daquele setor, que estão sempre trabalhando, aliás, como sempre, que haveria mais uma reunião. Seu Macaco preparou-se, esperou o momento certo e fez a abordagem: Senhores e Senhoras formigas, como estão? Como está o dia? Olha só, hoje teremos mais um importante encontro, necessário para o sucesso, a paz e a harmonia de nossa floresta. Precisamos rever alguns procedimentos, fazer um balanço de nossas ações e fixar novas metas. Dona Arara aguardou alguns minutos daquele silêncio amedrontador até que, de repente, ouviu um grito estrondoso, vindo dos formigueiros: Ah, não! Outra reunião?

No horário combinado, todos os membros do setor estavam lá. Aberta a reunião, a palavra foi franqueada aos interessados. Dona Cobra chacoalhou, chacoalhou e chacoalhou!, como sempre faz!

Senhor Elefante fez algumas intervenções, falou sobre a força e a supremacia dos elefantes sobre a maior parte dos outros bichos da floresta, ficou em pé sobre três patas, depois duas, fez a festa..., como sempre faz!

Dona Arara ficou à vontade, deu palpite em tudo, cantou e declamou poesias..., como sempre faz! Seu Coiote, mais uma vez, aplaudiu e pediu bis. Falou bem da Tartaruga e bajulou a Onça..., como sempre faz!

E, assim, praticamente todos os bichos participaram da reunião, em sucessivas repetições das ações e comentários ocorridos em outras reuniões. Apenas não se ouviam as vozes delas, das Formigas. Estáticas, caladas e mal-humoradas, não viam o momento do encerramento da reunião para que pudessem voltar ao trabalho, carregar suas folhas e esperar o momento de dizer não para Dona Cigarra...

Todos receberam os agradecimentos pela presença e foram informados que, brevemente, receberiam a convocação para mais um feliz encontro, para mais uma proveitosa reunião do setor. De fato, nossas organizações são como florestas...

Nelas existem Macacos, Coiotes, Araras, Tartarugas, Leões, Cobras e, também, Formigas. Reuniões são necessárias! Reuniões podem ser muito proveitosas! Esta metáfora trouxe-me à lembrança experiências pessoais, de reuniões que participei e que, à vezes, eu mesmo convoquei nestes muitos anos trabalhando na gestão administrativa.

Em nossas organizações ouviremos o mesmo eco que vem das florestas, sob a forma de "Oba, hoje tem reunião!" ou, então, sob a forma de "Ah, não! Outra reunião!", quando fizermos a convocação para mais uma reunião. Nem tanto ao céu, nem tanto a terra.

Gostar muito de participar de reuniões não é bom sinal, da mesma forma que não gostar de participar de reuniões não faz sentido. Cabe ao gestor fazer a reunião valer à pena, onde o fato de participar dela seja bom, prazeroso, capaz de fortalecer o trabalho em equipe e, principalmente, que seja eficaz para a avaliação e para a busca de melhores resultados para a organização.

Todos os bichos são importantes no complexo habitat da floresta, assim como os bons funcionários, independentemente dos cargos que ocupem e das funções que exerçam, também são importantes para o sucesso organizacional.

Reuniões são necessárias sim, até porque o planejamento, a implementação e a avaliação das ações organizacionais são imprescindíveis em qualquer negócio. Reuniões são importantes, mas precisam ser planejadas, com horário certo para começar e com o mínimo de planejamento do tempo de sua duração. Os assuntos precisam ser agendados e apresentados com clareza, precisão e concisão, como bem gostava de registrar o saudoso mestre, Prof. Celso Simões Caldeira.

Assuntos pessoais devem ser tratados diretamente com a outra parte. Uma reunião deve servir, tão somente, para nela se tratar assuntos relacionados à equipe, aos processos e à organização. A não ser, é claro, que a reunião seja agendada, previamente, para a lavagem de roupa...!

 

Palavras-chave: | comunicação interna | equipe |

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COMENTÁRIOS (1)
Carlos N. Souza em 19/01/2010:
Excelente o texto "Oba, Hoje tem reunião". O autor aborda, de maneira sutil, exatamente o que ocorre com as nossas chatíssimas reuniões, as quais, quase sempre, não produzem resultado algum. Parabéns ao autor e à esquipe do RH pela publicação de artigos com essa qualidade.

 
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