10 dicas para elaborar um e-mail corporativo

Por Patrícia Bispo para o RH.com.br

Patrícia Bispo
Formada em Comunicação Social - Habilitação em Jornalismo, pela Universidade Católica de Pernambuco/Unicap. Atuou durante dez anos em Assessoria Política, especificamente na Câmara Municipal do Recife e na Assembléia Legislativa do Estado de Pernambuco. Atualmente, trabalha na Atodigital.com, sendo jornalista responsável pelos sites: www.rh.com.br, www.portodegalinhas.com.br e www.guiatamandare.com.br.

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Quem está habituado com a utilização de e-mails sabe muito bem o valor dessa ferramenta, seja para uso pessoal ou profissional. Nas organizações, por exemplo, o uso do correio eletrônico é um grande aliado da comunicação interna, uma vez que é ágil e de baixíssimo custo. No entanto, é fundamental elaborar uma mensagem institucional adequada à realidade corporativa. Abaixo, seguem 10 dicas, para que você utilize essa ferramenta com sucesso.

1. Origem da mensagem - Nunca deixe de assinar sua mensagem em um e-mail. Coloque seu nome, cargo e número de telefones.

2. Título do e-mail - Muitas mensagens são deletadas porque chegam com o título em branco ou inadequado. Títulos como "Não esqueça"; "Conto com você" etc, talvez levem o usuário a pensar que pode ser algum vírus pronto para atacar a rede.

3. Saudação - Inicie a mensagem, cumprimentando o destinatário. "Caro João! Boa tarde!", "Prezados gestores! Bom dia a todos!". A saudação também deve ser feita no final. Você pode usar expressões como: "Atenciosamente!", "Grato pela atenção".

4. Público-alvo - Ao produzir um e-mail corporativo, você precisa pensar no público-alvo que receberá a mensagem. Se o assunto for de interesse dos gerentes, por exemplo, aborde as temáticas condizentes apenas a eles. Se for o caso, as lideranças poderão disseminar a informação em reuniões presenciais e se tornarem agentes multiplicadores.

5. Linguagem - Não caia na tentação de utilizar palavras pouco usuais para passar uma informação. Seja objetivo, pois isso facilitará a compreensão do que você deseja transmitir. Imagine se os funcionários recebem um e-mail da área de RH, informando que a confraternização da empresa será em um convescote. Muitas pessoas provavelmente não entenderão a mensagem. Ao invés de convescote, use um sinônimo mais agradável como piquenique. As chances de presença ao evento aumentarão.

6. Estrutura da mensagem - A estrutura da redação do e-mail facilita a leitura e a compreensão da mensagem. Não confunda objetividade com economia de linhas digitadas. Há momentos em que se torna indispensável um e-mail mais longo, para que o receptor não fique com dúvidas. Por isso, a mensagem deve ter início, meio e fim. Ou seja, uma ordenação de ideias. Deixe linhas (espaçamento) entre a saudação, os parágrafos e a assinatura.

7. Grafia - Não digite seu e-mail apenas em letras maiúsculas, pois a mensagem pode passar um tom agressivo. Tampouco não recorra apenas às letras minúsculas, uma vez que a mensagem transmitirá a impressão de descaso e até de preguiça. Caso exista dúvida sobre a grafia de uma palavra, o dicionário é um ótimo amigo nesses momentos.

8. Destaque do assunto - Para enfatizar um assunto, você pode colocar palavras-chaves em itálico, negrito ou sublinhado. Por exemplo: A partir do dia 10 de setembro, o uso do crachá será obrigatório para todos os funcionários.

9. Anexos - Caso seja preciso enviar um documento anexo, não há problema algum. No entanto, só anexe se for realmente preciso. Dê preferência a textos do Word e evite envio de imagens para não deixar a mensagem "pesada".

10. Responsabilidade - Nunca esqueça de que os e-mails são documentos e tão válidos quanto. Se na organização o e-mail corporativo é usado de forma indevida, a área de Recursos Humanos pode sugerir à alta direção a criação de um Manual Interno, aprovado com a chancela do sindicato, para ser divulgado entre os colaboradores.

Palavras-chave: | comunicação interna | tecnologia |

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