O site de referência sobre Gestão de Pessoas.
Participe dos Seminários de Criatividade e Conflito.
Pesquisar
« Pesquisa Avançada »
20/07/2009
RH » Comunicação » Dicas Enviar Comentar Compartilhar Imprimir

12 dicas para tornar a reunião com sua equipe mais produtiva

Patrícia Bispo

Muitas vezes, as empresas reclamam que não podem investir na área de comunicação interna. No entanto, algumas ações simples podem ser adotadas e com custo baixíssimo. Um exemplo são as reuniões que podem ser promovidas pelas lideranças regularmente junto com suas equipes. Confira abaixo algumas dicas para tornar esses encontros mais produtivos.

1 - Faça uma pauta prévia sobre os assuntos que serão abordados na reunião com sua equipe, isso evitará que algum tema relevante seja esquecido.

2 - É importante que as reuniões sejam periódicas - semanais, quinzenais e até mensais. No entanto, se algum fato relevante ocorrer na organização nada o impede de promover um encontro "extra", pois determinadas informações devem ser comunicadas rapidamente pelo gestor, antes que a "rádio peão" o faça.

3 - Determine um horário para os encontros como, por exemplo, no início ou no final do expediente.

4 - Estabelecer um cronograma para os encontros - abertura, comunicados e encerramento dará dinamismo aos assuntos que serão abordados. É aconselhável que também seja definido um tempo de duração para a reunião. Há empresas que promovem encontros produtivos com duração de 15 a 20 minutos. Encontros demorados podem tornar-se cansativos e dispersar a atenção dos participantes.

5 - Mesmo que as reuniões tenham datas definidas, não custa lembrar aos colaboradores o dia e o horário do próximo encontro. Isso pode ser feito por e-mail ou através de um mural do setor.

6 - Como se trata de uma reunião promovida entre o gestor e sua equipe, a mesma pode ocorrer no próprio setor.

7 - Muitas vezes, quando uma reunião é interrompida perde-se o "fio da meada". Por essa razão, peça aos colaboradores que deixem os celulares no silencioso ou na caixa postal. Afinal, o encontro não será demorado e se eles receberem alguma ligação poderão retorno em um breve período.

8 - Imprevistos ocorrem com qualquer pessoa. Se isso ocorrer e a reunião tiver que ser cancelada, comunique à sua equipe.

9 - Designe ou pergunte se alguém deseja secretariar a reunião. A pessoa ficará responsável por anotar os assuntos abordados e as decisões que foram tomadas no encontro.

10 - Abra um espaço, para que os colaboradores expressem suas opiniões, principalmente diante das decisões que serão implantadas. Solicite que as pessoas tragam para o próximo encontro, sugestões de temas que podem ser incluídos em reuniões futuras. Isso tornará o processo de comunicação democrático e não unilateral - focado unicamente na visão do gestor. Quando isso ocorre, os profissionais sentem-se valorizados e, de fato, membros da equipe.

11 - Depois que a pauta for elaborada, leia a mesma com atenção. Isso permitirá que você acrescente alguma informação relevante. Em seguida, distribua a mesma com sua equipe seja através de e-mail ou mesmo deixe a mesma disponível no mural do setor. Caso alguém tenha faltado à reunião, saberá o que ocorreu.

12 - Ao final da reunião, não esqueça de perguntar se alguém tem algo a mais a acrescentar sobre o que foi apresentado na reunião. E é claro, agradeça a presença e a participação de todos os presentes.

Palavras-chave: | produtividade | relacionamento | comunicação interpessoal |

  • O que você achou? Avalie:
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
Enviar Comentar Compartilhar Imprimir
CONTEÚDO RELACIONADO
COMENTÁRIOS (6)
Denise em 09/03/2010:
Essas dicas são de suma importância. Faço reuniões mensais para os diretores da empresa em que trabalho. Gostaria de sugestões para apresentações de dados importantes que tenho que apresentar. Grata desde já pela atenção que me for dada.

MIRIAN em 09/08/2009:
Excelente os temas. Achei muito boa as dicas para uma reunião. Sou recém-formada em Gestão Pública e estou utilizando em meu setor de trabalho suas dicas. Ray

Daltro Santana em 22/07/2009:
Excelente abordagem sobre dicas para uma reunião. Como professor de RH, esse material será aproveitado em minhas aulas. Meus parabéns, estou sempre acompanhando seus artigos por achá-los interessantes. Daltro Santana

Janaina Carla em 22/07/2009:
Sou recém-formada na área de Gestão de RH, e essas matérias são de supra importância, pois me tira muitas dúvidas.

Luciano Vianna em 21/07/2009:
Bom dia! Sempre achei que as reuniões devem ser curtas e que os temas sejam colocados em pautas, anotados,para que não se esqueça de nada. Mas, uma pergunta, o que você acha de empresas que convocam reuniões fora de horário de expediente? E mais, as reuniões não acontecem um dialógo bilateral, somente os gerentes, falam, os próprios funcionários sentem medo, receio de expor suas idéias, reinvidicações, como fazer para se ter uma abertura maior, como tentar mudar essa política?

Maria Helena em 21/07/2009:
O titulo ficou como doze "dias" e não dicas. Mas é muito atual, sempre que alguém fala em reunião , é comum as pessoas quererem fazer várias atividades antes , se organizando da melhor forma, para não atrasar seu serviço do cotidiano, será que todos pensam que vão perder tempo? Se for uma reunião que venha agregar conhecimento e embasar os trabalhos, deveriamos ao contrário, esperar para fazer as atividades depois, já que poderiamos conhecer novos caminhos que nos ajudariam a melhorar os processos. Bacana as informações.

 
PUBLICIDADE
Produtos RH.com.br

+ lidas
+ comentadas
+ enviadas
+ recentes
Produtos RH.com.br

Loja RH

Programa de Autodesenvolvimento

Seminários RH.com.br



RH.com.br no Twitter


PUBLICIDADE
Os textos publicados não representam, necessariamente, a opinião dos responsáveis pelo site RH.com.br. Confira o nosso Termo de Responsabilidade.
Todos os direitos reservados. É expressamente proibida qualquer reprodução.