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12/08/2014
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10 fatores que favorecem a comunicação interna

Por Patrícia Bispo para o RH.com.br

Não são poucos os comentários que ouço sobre o quanto é difícil estabelecer uma comunicação organizacional eficiente. Isso ocorre porque inúmeros fatores interferem no processo comunicacional a exemplo das fofocas que se propagam entre as pessoas e da tão conhecida "rádio peão". Contudo, existem fatores que fortalecem a comunicação entre empresa-colaborador e certamente contribuem de forma expressiva para melhoria do clima organizacional. Selecionei alguns desses fatores, para que você possa refletir sobre o assunto e, quem sabe, melhorar a comunicação interna da sua empresa.


1 - Linguagem Objetiva: para que uma comunicação seja eficiente é fundamental que a linguagem utilizada, seja verbal ou corporal, seja objetiva e clara. Nesse sentido, quem transmite a mensagem deve colocar-se no lugar de quem receberá a informação. Suponhamos que um gestor deseja comunicar à sua equipe que ele irá ausentar-se alguns dias realizar uma cirurgia de catarata. Hoje, sabemos que esse procedimento tornou-se simples e que o paciente necessita apenas de repouso e seguir as orientações médicas e logo poderá retornar ao trabalho. Contudo, se o gestor chega até o seu time e informa que precisa realizar um procedimento cirúrgico de urgência ou ficará cego, demonstrando sinais de que está apavorado com a situação, é provável que os subordinados passarão a considerar que o seu líder tem pouquíssimas chances de voltar ao trabalho com os olhos saudáveis.

2 - Alta Direção: antes de tudo, o comprometimento com a comunicação interna deve começar de cima para baixo. É utopia querer o processo torne-se sólido, quando os dirigentes estão alheios ao que ocorre na própria empresa. Uma vez assumido esse compromisso, as demais áreas terão respaldo e motivação para ver na comunicação interna um dos pilares estratégicos da corporação.

3 - Comunicação Face a Face: o que pode ser dito pessoalmente, deve ser feito e não ser postergado para ser transmitido por e-mail ou algum outro canal. Há profissionais que se reúnem para avaliar assuntos pertinentes à empresa, mas vão para esses encontros completamente despreparados. Deixam de levar os pontos relevantes anotados, pois acreditam que a mente humana é infalível. Quando retornam aos seus postos de trabalho, depois da reunião, levam às mãos à cabeça porque deixaram de apresentar um ponto relevante à equipe e que o retorno àquele problema poderia ter sido resolvido facilmente. Agora, precisará passar um e-mail ou, então, esperar para um próximo encontro presencial.

4 - Líderes: já que mencionamos a presença da liderança, devemos sempre reforçar que ela é um representante direto da alta direção e, portanto, deve estar sempre disposta a conversar com os liderados. Para isso, deve lembrar aos membros do time que caso surjam dúvidas sobre determinado assunto, ela estará à disposição para conversar sobre o assunto. O líder deve ser visto pela equipe como a fonte segura para a obtenção de informações complementares.

5 - Feedback: o processo de feedback é fundamental para que a comunicação flua com solidez em uma organização. Através desse, por exemplo, a liderança pode ter uma conversa franca com seu liderado e citar quais são os pontos fortes que ele possui e quais as competências que precisa desenvolver para apresentar uma melhor performance e, consequentemente, atender às expectativas da empresa. Ganha a organização e o talento.

6 - Não aos Rumores: um dos fatores que mais compromete a comunicação interna são os chamados rumores ou, melhor, as fofocas que se propagam nos corredores das empresas. Diante de um fato desses, a melhor alternativa da empresa é solicitar que as lideranças reúnam-se com os times e coloquem em pauta o assunto infundado que passou a ganhar proporções negativas na empresa. Isso fará com que os líderes evitem que os profissionais percam o tempo valioso, preocupando-se com informações infundadas e que muitas vezes chegam a comprometer tanto a integridade da organização quanto da empresa.

7 - Veículos Formais: quando a informação precisa ser dar para um público mais amplo, a área de Recursos Humanos deve recorrer aos canais de comunicação interna da empresa. É relevante lembrar que todos os canais deverão estar uniformes, ou seja, se um mural foi atualizado, todos os demais deverão sê-lo. Isso porque um funcionário pode ler um determinado comunicado em um canal atualizado e mais à frente, ver outra informação que contradiz o que ele leu anteriormente. Isso, certamente, o deixará sem saber em que realmente deve ou não acreditar.

8 - Escute os Colaboradores: a empresa não deve esquecer que a comunicação é um processo bilateral e para tanto, ela precisa abrir espaço para que os colaboradores também manifestem suas opiniões sobre os assuntos relacionados aos processos de gestão e aos demais assuntos relacionados ao ambiente organizacional. Contudo, muitas pessoas podem ter receito de sofrerem retaliações caso discordem de determinadas práticas internas. Algumas organizações criam canais como 0800 que garantem o sigilo do funcionário que toma a iniciativa de se manifestar frente a determinado assunto. Caso sua empresa não possa adotar tal tecnologia, você pode optar por receber informações através de caixas de sugestões. Formulários podem ser disponibilizados com questões de múltiplas escolhas, para que os profissionais apenas assinalem com um "X" ou, então, depositem uma página digitada para que não sejam identificados. Saliento que todas as informações recebidas, sejam essa identificadas ou não por seus autores, devem ser cuidadosamente averiguadas, para que não ocorram injustiças.

9 - Avaliação dos Canais: é salutar que a empresa também tenha conhecimento da percepção dos colaboradores sobre os canais de comunicação que são utilizados internamente. Diante disso, algumas companhias quando avaliam seus processos incluem o item "Comunicação Interna" para se avaliado pelos talentos. Isso é frequentemente feito durante a aplicação de pesquisas de clima organizacional, por exemplo.

10 - Abertura ao Novo: quando um processo de comunicação não mais atender às necessidades da empresa, chegou o momento de fazer adaptações ou mesmo substituí-lo por novos processos. O que não pode ocorrer, é estagnar a comunicação interna, pois essa deve acompanhar o crescimento da organização e as tendências do mercado.

 

Palavras-chave: | comunicação interna | feedback | equipe | inovação |

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COMENTÁRIOS (1)
HIgor em 19/08/2014:
Muito bom este artigo! agradeço por compartilhá-lo!

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