Comunicação que integra profissionais

Por Élida Bezerra para o RH.com.br

Élida Bezerra
Ex-estagiária de Jornalismo do site RH.com.br. Formou-se em Jornalismo pela Faculdade Maurício de Nassau. Começou a atuar na equipe RH.com.br em outubro de 2007. Exerceu atividades na Assessoria de Imprensa da Secretaria de Defesa Social do Estado de Pernambuco.

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Ao longo dos anos, a comunicação empresarial foi incorporada à cultura das organizações em todo cenário corporativo e, aos poucos, ganha uma posição estratégica dentro das companhias. Sua importância tem sido reconhecida, devido ao resultado eficaz nas atividades de relacionamento desenvolvidas entre os seus públicos interno e externo. Hoje, é praticamente impossível imaginar, por exemplo, uma organização com ações estratégicas sem contar com uma estruturada política de comunicação interna (CI).

Isso é fácil de ser percebido, pois é notório os casos de organizações que se destacam no mercado porque mantêm um relacionamento estreito com os colaboradores. Em outras palavras, as companhias conseguem "falar" a linguagem dos funcionários e, com isso, melhorar a performance e até mesmo "combater" os efeitos negativos causados por boatos e informações que surgem a partir de fontes não confiáveis. Vale salientar que a CI tem sido uma relevante aliada de companhias dos mais variados segmentos e portes.

A empresa de serviços na área de informática Defferrari é uma organização que aposta nas ferramentas de comunicação interna como meio de integração dos seus colaboradores e clientes. Situada em Novo Hamburgo, no Rio Grande do Sul, a companhia foi fundada em 1993 está direcionada ao atendimento na área de Tecnologia de Informação. Hoje conta com a colaboração de 38 funcionários.

Os esforços da empresa gaúcha concentram-se principalmente no desenvolvimento de sistemas e prestação de serviço de TI para um conjunto de mais de 200 clientes corporativos. A gerente de Recursos Humanos Fabíola Wollmann afirma que o grande diferencial da companhia está na agilidade de atendimento e na adequação das soluções às necessidades dos clientes. Mas, como a comunicação interna está inserida nesse contexto? Lá, os profissionais têm a oportunidade de manter um bom relacionamento graças à implantação de recursos que fortalecem a interação e disseminam informações seguras para todos os níveis hierárquicos.

A comunicação - Segundo a gerente de RH, a iniciativa de implementar as ferramentas de comunicação interna surgiu a partir da própria diretoria, que constatou a necessidade de viabilizar a interação entre todos os setores da organização. A medida visa tornar os colaboradores integrados e informados sobre as mudanças ocorridas no ambiente de trabalho, bem como as ações realizadas pela empresa e que impactam diretamente no negócio. Em resumo: todos ficam cientes da realidade da Defferrari.

A ação além de melhorar a comunicação entre funcionários, gerência e direção, busca também a satisfação tanto dos clientes externos. "São comunicações realizadas de forma direta, onde o colaborador pode interagir e estreitar relacionamento com todos os níveis da organização, desde seu colega ao lado como com o diretor da empresa", destaca.

As ferramentas - Com o avanço da tecnologia, as empresas passaram a adotar outros canais de comunicação, além dos considerados tradicionais como as revistas e os jornais impressos. Implantadas no ano de 2000, as ferramentas de comunicação interna ganharam destaque na Defferrari. De acordo com Fabíola Wollmann, a empresa gaúcha utiliza, na prática, quatro tipos:

1) PSI - Através deste programa os colaboradores podem comunicar-se com todos os colegas da companhia. É uma ferramenta muito útil que funciona para a transmissão de dados e até esclarecimento de dúvidas. Possibilita a remessa de mensagens ou a abertura de janelas de bate-papo. Por sugestão dos colaboradores, esta ferramenta substituiu o ICQ, uma vez que possui mais recursos e por ser de fácil utilização.

2) Intranet - Cada colaborador da empresa tem acesso à Intranet através de seu computador. Nesta página estão disponibilizados dados sobre: a própria empresa; documentação das atividades realizadas; bem como informações sobre horários; localização e ramais dos colaboradores; artigos motivacionais que estimulam os profissionais em suas atividades diárias; notícias sobre ações realizadas pela organização e pelos funcionários e fotos dos eventos recentes como, por exemplo, um almoço realizado para premiação de produtividade ou apresentação planejamento estratégico organizacional.

3) E-mail - Como não poderia ser diferente, o e-mail também tem papel relevante na comunicação interna e oferece uma grande vantagem: é rápido e de baixo custo - indicadores que qualquer companhia valoriza no meio mais competitivo. Este canal de comunicação é muito usado para repasse de dados e informações entre os colaboradores, como também para clientes e fornecedores.

4) Murais - Mas, não é apenas através dos recursos tecnológicos que a Defferrari estrutura a comunicação com o quadro funcional. A empresa também recorre a recursos considerados tradicionais como os murais - espaços localizados estrategicamente, ou seja, de boa visibilidade e de fluxo considerável de pessoas. Cada setor possui um mural onde são colocados dados como cartazes de aniversariantes, gráficos de produtividade, agenda anual, cronograma de avaliações de desempenho, entre outras informações.

Implantação - A gerente de Recursos Humanos conta que a implementação das ferramentas de comunicação ocorreu de forma gradativa e que a empresa realizou uma campanha de conscientização junto aos funcionários, para que todos assimilassem cada ferramenta e as usassem de forma correta. "Houve a contratação de uma consultoria externa que, através de reuniões e palestras, discutiu a comunicação do RH e dos setores entre si", explica.

Fabíola Wollmann lembra ainda que os colaboradores foram bastante receptivos com a implantação dos canais de comunicação na empresa e ressalta que o feedback é realizado através da pesquisa de clima organizacional. "Os colaboradores avaliam a utilização destas ferramentas e também através de conversas e reuniões entre colaboradores e gerência", cita.

Segundo ela, todos os colaboradores possuem oportunidades para expressar suas opiniões e apontar sugestões, por esse motivo os canais de comunicação ganharam cada credibilidade junto aos profissionais e são bem utilizados por todos. "Os funcionários podem apresentar suas sugestões utilizando as ferramentas de comunicação como PSI, e-mail, na pesquisa de clima organizacional, em reuniões de setores ou mesmo com os diretores", sintetiza, ao se mostrar satisfeita com os resultados alcançados pelas ferramentas de CI que foram adotadas pela companhia.

Palavras-chave: | Defferrari | comunicação interna | integração | relacionamento | tecnologia | Fabíola Wollmann |

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