Problemas nos sistemas informatizados na administração de pessoal: até quando seremos reféns?

Por Alexandre Vailatti para o RH.com.br

Alexandre Vailatti
Atualmente, faz parte da equipe de folha de pagamento do grupo Claro. Detém conhecimentos em toda administração de pessoal, folha de pagamento e encargos, além de conhecimentos em Recursos Humanos. Experiências profissionais: BCP S/A (GRUPO CLARO) - Analista de Folha de Pagamento; J.F.GRANJA AUDITORIA CONTÁBIL - Sub-Chefe de Departamento Pessoal. Formação acadêmica: UMESP - UNIVERSIDADE METODISTA DE SÃO PAULO - Conclusão do curso de Bacharelado em Ciências Contábeis em dezembro de 2003. Participações em congressos contábeis e palestras com enfoques nas áreas econômica, administrativa e contábil. Conhecimento em contabilização tradicional, S/A, conciliações contábeis, análises de demonstrações contábeis (vertical e horizontal, inclusive), contabilidade pública, apuração de impostos e apuração do custo para a formação de preço de venda.

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Mas o leitor já deve estar perguntando-se: o que tem a letra daquela música a ver com administração de pessoal? Para descobrir a resposta, vamos ao ponto principal deste texto - dificuldades na escolha e utilização de sistemas informatizados na administração de pessoal.

Atualmente todo profissional, independentemente de sua área de atuação, depende de sistemas informatizados (software) para a gestão de negócios, sejam eles parcial ou integral. Para o profissional de administração de pessoal, em particular, existe a natural dependência do uso de softwares específicos para esta área, sejam eles oriundos de entidades privadas ou órgãos governamentais.

É sempre bom lembrar que, salvo casos específicos, a legislação trabalhista e previdenciária, apesar de suas amplitudes, é invariavelmente a mesma para todos e, portanto, diretrizes básicas deverão ser seguidas da mesma forma por quaisquer empresas fornecedoras de softwares. Mas quais os softwares serão escolhidos (quando existir esta possibilidade) para armazenar os dados, efetuar os processos e rotinas da administração de pessoal?

Vale salientar, antes de tudo, que o texto não apontará um ou outro software (provenientes de empresas privadas) com elogios ou críticas, mesmo porque existem softwares diferenciados que atendem a quase todas as necessidades, mas sim tentar repassar um pouco da realidade dentro deste contexto.

Já no primeiro passo, a escolha, nos deparamos com as primeiras dificuldades: o software terá capacidade operacional suficiente? Suas atualizações serão constantes e seguirão a legislação? O suporte técnico e operacional será eficiente? Feita a escolha e posteriormente a implantação, todo aquele universo teórico e maravilhoso que foi apresentado até então, costuma ser bem diferente na prática do dia-a-dia.

Constantes panes, divergências (principalmente nos primeiros meses de uso), a falta de explicações mais objetivas e de maiores esclarecimentos sobre as configurações e rotinas internas, fazem com que o profissional responsável por esta escolha sinta-se em um verdadeiro campo de batalhas, onde as informações perdidas fazem as vezes dos projéteis sem destinos.

O nível de exigência, os impactos e reflexos futuros até o acerto das configurações dos softwares impactam em sérias conseqüências, como trabalhos reprocessados, desgaste físico e mental, reflexos no ambiente organizacional, pressão interna e externa e, em alguns casos, autuações por órgãos fiscalizadores pela incompleta ou errônea entrega de informações e elaboração de impostos.

Dentro deste contexto, até podemos dizer que existem dois universos distintos. O primeiro é aquele que abrange as pequenas organizações, que geralmente dependem de um único software para a administração dos dados e de outros (obrigatórios) fornecidos por órgãos governamentais, tendo dificuldades em menores dimensões, até mesmo pela quantidade de informações a serem administradas.

Já o segundo é aquele que abrange médias e grandes organizações, onde encontramos além do software de administração de pessoal outros auxiliares, passando por dificuldades que, muitas vezes, podem tomar dimensões inimagináveis, pois com o uso de vários softwares de diversas áreas e fabricantes (desde administração de pessoal, passando por Recursos Humanos, contabilidade, tesouraria até chegar nos gestores responsáveis) estas consolidam um grande número de dados.

Através da chamada interface, os softwares comunicam-se e transmitem dados dentre si, mas nem sempre com precisão e confiança. É nesta hora que o problema do administrador de pessoal chega ao seu ápice, pois além destes ocorrerem (via de regra) em momentos de encerramentos de períodos ou entrega de obrigações anuais, ele tem que administrar o problema de conciliar os diferenciados softwares que em sua grande maioria, acabam não se entendendo entre si.

Não são raras às vezes em que o profissional de administração de pessoal (e acredito que alguns outros dentro de seu universo) acaba por saber o tanto quanto ao mais que o próprio suporte técnico e encontram o caminho para a solução dos problemas.

Mas o dilema ainda pode se expandir um pouco mais quando o software é proveniente de órgãos governamentais, que disponibilizam suporte técnico com morosidade e ineficácia. Apenas para citar um exemplo, qual o profissional de administração de pessoal que já não se deparou com problemas apresentados por softwares fornecidos pela Caixa Econômica Federal (SEFIP e CNS), por exemplo? É verdade que após implantado e vencida as dificuldades, estes têm os seus méritos mas o problema é chegar a este nível de utilização.

É claro que não é somente dos softwares que as dificuldades se originam. Muitas vezes uma pane na estação de trabalho ou servidor (hardware) também pode ser fatal e apresentar conseqüências com dimensões imensuráveis. Panes em hardwares costumam originar a perda de base de dados e total desconfiguração dos softwares (que precisam ser reinstalados). Qual o profissional, independente da área de atuação, que já não passou por um triste e desagradável situação como esta, que não faz distinção entre quem vai vitimar?

A verdade é que nos dias atuais somos alienados à informática, que se faz presente e necessária e na maioria das vezes e situações, facilitando tarefas e comunicações que a anos atrás despendiam tempos bem maiores. Mas também é uma verdade que em função dela, temos maiores problemas e perdemos mais tempo para solucioná-los.

É claro que a tendência é de melhora constante e as promessas são de um funcionamento e desempenho beirando a perfeição e, claro, com taxa de panes próxima de zero. Este sim é o que esperamos e o que desejamos, afinal, desta forma sobrará mais tempo para o profissional de administração de pessoal se dedicar às suas tarefas fins.

Mas até que isto não aconteça, como diz o refrão da música citada no início deste texto "(...) pense, fale... leia, não se esqueça, use, seja, ouça, diga... mas lá vêm eles novamente eu sei que vou fazer reinstalar o sistema (...)".

Palavras-chave: | sistema | software |

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