Gestão eficaz do tempo: maior produtividade e melhor qualidade de vida

Por Patrícia Bispo para o RH.com.br

Patrícia Bispo
Formada em Comunicação Social - Habilitação em Jornalismo, pela Universidade Católica de Pernambuco/Unicap. Atuou durante dez anos em Assessoria Política, especificamente na Câmara Municipal do Recife e na Assembléia Legislativa do Estado de Pernambuco. Atualmente, trabalha na Atodigital.com, sendo jornalista responsável pelos sites: www.rh.com.br, www.portodegalinhas.com.br e www.guiatamandare.com.br.

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Nesse exato momento, em vários pontos do planeta, milhões de pessoas realizam as suas atividades com algo em comum: olham para os ponteiros do relógio, na esperança de que consigam cumprir o que programaram durante o dia. Esse "hábito" não é privilégio da classe "A" ou "B", de um segmento de profissionais e tampouco de uma faixa etária específica, pois o sentimento que se tem é que o tempo "encurtou" e que aquela conhecida frase "Eu não tenho tempo!", será repetida cada vez mais. Resultado: pessoas estressadas e, muitas vezes, insatisfeitas tanto no campo pessoal quanto profissional.
E como fica a qualidade de vida, quando não se consegue utilizar as horas com eficácia? Para responder essa e outras questões relacionadas à administração do tempo, o RH.com.br entrevistou Márcia Rizzi, MBA em RH pela USP, coach com formação pelo ICI - Integrated Coaching Institute e IDPH - Instituto de Desenvolvimento do Potencial Humano e coordenadora editorial e co-autora no livro "Ser Mais em Gestão do Tempo e Produtividade", da Editora Ser Mais. "O gerenciamento do tempo permite a redução de gastos com hora extra, menos estresse, equipes mais alinhadas, melhor aproveitamento do tempo pessoal e profissional, obtenção de maiores e melhores resultados em menor tempo, aumento da produtividade, conservando-se ou até melhorando a qualidade de vida dos profissionais", afirma Márcia Rizzi, ao ser questionada sobre as consequências que a má administração do tempo gera às organizações e aos profissionais. Essa é uma interessante e valiosa entrevista para quem deseja aproveitar melhor as horas que o dia oferece, voltar para casa com o sentimento de dever cumprido e a certeza de que aproveitará parte do tempo ao lado da família e dos amigos. Boa leitura!

RH.com.br - Os dias não diminuíram, mas o sentimento que as pessoas possuem é que o tempo "encurtou". Que fatores contribuem para essa sensação?
Márcia Rizzi - Façamos uma analogia entre o tempo e a temperatura. Há dias em que o termômetro assinala dez graus, mas nossa sensação térmica é de seis graus, pois chove, há garoa fina com ventinho gelado, ou seja, existem fatores externos que contribuem para que a nossa sensação seja diferente do que marca o termômetro. O mesmo ocorre com o tempo, pois fatores externos podem contribuir para nossa sensação de menos tempo. A agenda "entupida" pode ser um desses fatores. O ideal é nos programarmos, deixando tempo livre para aquilo que o dia nos traga. A gestão do tempo tem a ver com estabelecimento de objetivos e organização para atingi-los. Temos aqui, então, dois dos cinco passos que nos auxiliam a ter a sensação de controle sobre a nossa vida e sobre o nosso tempo, pois tempo é vida. Os cinco pontos para gerenciar melhor seu tempo são: metas - objetivos muito claros; organização e disciplina; prioridades e foco. Os dias não diminuíram, porém quando nos deixamos levar, como na música do famoso Zeca... Ou quando entupimos nossa agenda com tarefas que pouco contribuem para o alcance dos objetivos que farão diferença na nossa vida, a sensação é a de que os dias diminuíram, as horas passam mais depressa e o tempo não dá para nada.

RH - O homem desaprendeu a lidar com o tempo ou nunca soube usá-lo adequadamente?
Márcia Rizzi - Sem generalizar, sempre é tempo de aprender. Nossas turmas de treinamento costumam lotar e, mensalmente, recebemos pessoas de diversos Estados para refletir sobre o tempo, sobre a vida. Já ouvimos: "Ah, mas isso eu já sabia". Sabia, mas colocava em prática? Saber o que fazer muitos sabem, mas para direcionar melhor a utilização do seu tempo faz-se necessário que você coloque em prática o que sabe.

RH - No futuro próximo, a tendência é a de que o ser humano use o tempo de forma menos adequada?
Márcia Rizzi - Não creio. Otimista que sou, percebo claramente a necessidade de maior organização para darmos conta do grau de exigência presente nas empresas. Isso por si, ao lado do estabelecimento de prioridades já basta para revolucionar a forma de gerenciar a vida. Se incluirmos o planejamento, a disciplina e conseguirmos manter o foco, trilharemos caminhos mais produtivos e por consequência mais realizadores. O perigo está no fato de vivermos sem consciência, pois vivemos na Era das Distrações, onde múltiplos interesses nos puxam para lados opostos. O que fazer, então? Metas claras, já priorizadas, saber onde queremos chegar e quais caminhos nos levarão lá. Isso vale para hoje, valia para ontem e estará valendo no futuro.

RH - Conciliar vida pessoal e profissional - muitos não realizam esse sonho por "falta de tempo". Como agir nesse caso específico?
Márcia Rizzi - Um dos nossos cursos tem exatamente este foco, conciliar vida pessoal e profissional, diminuir o grau de frustração com o dia a dia, nos tornando mais produtivos com maior qualidade de vida. Desempenhamos, ao longo da vida, inúmeros papeis. Somos pais, mas também somos filhos, estudantes, profissionais, pertencemos a um grupo de amigos e um grupo de voluntariado, precisamos de tempo para isso tudo e mais, para cuidar preventivamente da saúde, tempo para os deslocamentos, tempo para a espiritualidade. A conscientização da importância de cada um desses papeis é o caminho para conseguirmos conciliar interesses. Quando estamos conscientes da importância da família e do lazer, da importância do crescimento profissional, por exemplo, estabelecemos prioridades e estamos atentos, para que a balança não fique pendendo indefinidamente apenas para um dos lados.

RH - Quais os impactos que a falta de tempo gera às empresas?
Márcia Rizzi - Tarefas inacabadas, horas extras em excesso, estresse, relacionamentos em equipe minados por discussões improdutivas, não cumprimento de prazos, dentre outros. Dizemos ser esta também a Era dos Excessos nas organizações: excesso de interrupções, excesso de reuniões, de mensagens, excesso de tarefas, telefonemas. O gerenciamento do tempo permite: a redução de gastos com hora extra; menos estresse; equipes mais alinhadas; melhor aproveitamento do tempo pessoal e profissional; é possível conseguir maiores e melhores resultados em menor tempo, aumentar a produtividade conservando ou até melhorando sua qualidade de vida. Administrando o tempo, podemos atuar com maior segurança e objetividade.

RH - Quais os impactos que a má administração do tempo proporciona à qualidade de vida?
Márcia Rizzi - A má administração do tempo compromete a qualidade de vida e pode ser percebida nos sinais: desorganização; ignorar aonde se quer chegar em cada uma das áreas da vida; dedicar tempo a caminhos que a nada levam; não ter suas prioridades muito claras; não assumir a responsabilidade por suas escolhas, pois a culpa é sempre do outro e eu sou a vítima; impontualidade e, constantemente, pronunciar a frase "não tenho tempo". Se estes são alguns dos sinais, os impactos são ainda mais evidentes: estresse; irritabilidade; insônia; apetite em excesso; sobrepeso; dificuldade de concentração; constantes atrasos e faltas a compromissos; desentendimentos em casa e em equipe; insatisfação; frustração; sensação de vida inútil e tempo voando. Você já se imaginou pensando que correu tanto, que deixou para trás pessoas as pessoas que mais ama? Que sua família tem histórias para contar, das quais você pouco participou?

RH - É possível desacelerar o ritmo estressante em plena Era da Informação?
Márcia Rizzi - Observe: pessoas que vivem ocupadas são mais valorizadas. Dar a impressão de que não se tem tempo para mais nada virou sinal de dinamismo, dormir cada vez menos, comer apressadamente, relacionamentos líquidos, motoristas irritados no trânsito. Isso tudo se tornou comum. Nossas vitórias e nossas dificuldades são resultados das nossas escolhas, das nossas decisões. Decidir o que fazer e o que deixar de fazer numa fase em que os apelos são tantos é questão de atitude frente à vida. Desacelere e reflita sobre o que deseja atingir na vida. Priorize estes resultados que são significativos para você e se mantenha na rota.

RH - No dia a dia, que atitudes podem ser adotadas para que se alcance um ponto de equilíbrio, que assegure uma boa administração do tempo?
Márcia Rizzi - Entenda primeiro, como utiliza seu tempo. Para isso registre como tem utilizado seu tempo no dia a dia, hora a hora, observando-se ao longo de dez dias. Compare as listas diárias e perceba onde pode melhorar. Fique atento aos seus ladrões do tempo. Os mais comuns costumam ser a comunicação, o perfeccionismo, a dificuldade em dizer não, a desorganização, a indisciplina e a falta de planejamento e de foco. O maior ladrão do tempo, apontado por muitos autores como o maior problema das organizações é a comunicação. Esta quando falha provoca retrabalho, conflitos e confrontos. Falaremos mais sobre eles adiante. Invista no planejamento. Sabendo o que quer atingir em cada área da vida - profissional, familiar, conjugal - estabeleça prioridade, mantenha-se organizado e disciplinado e com foco constante. Na agenda diária deixe em torno de 20% do seu tempo livre, para lidar bem com as interrupções. Mantenha seu espaço organizado. Delegue, invista na equipe o treinamento necessário para que as tarefas sejam entregues com qualidade, isso é diferente de perfeccionismo.

RH - Por que a administração do tempo ganhou tanta importância nos últimos anos?
Márcia Rizzi - O tema ganha importância, cada vez maior, pois a maneira como você administra seu tempo está diretamente ligada ao seu crescimento profissional e à sua qualidade de vida. Vencer a rotina sem se deixar estressar, conciliar metas pessoais e profissionais, numa época de mudanças rápidas e de incertezas nos assegura aumento da nossa produtividade e a sensação prazerosa de dever cumprido.

RH - Quais são os grandes vilões da produtividade?
Márcia Rizzi - Os campeões são: planejamento inadequado; falta de organização e disciplina; a dificuldade em dizer não; o perfeccionismo; a comunicação e os excessos conforme comentamos anteriormente. Vamos entender melhor alguns destes. Muitos autores consideram a comunicação o maior sabotador do nosso tempo. Quando ela falha surgem conflitos, confrontos e retrabalho. Para melhorar a comunicação esteja atento ao que diz e, principalmente, a como diz. Podemos dizer a mesma frase de formas diferentes, mudando assim totalmente o significado da mensagem. Quer experimentar? Diga com tom e cara de muito bravo: venha aqui agora. Diga a mesma frase chorando, com sentimento de tristeza, e finalmente diga com deboche. Como digo faz toda a diferença, não é mesmo? "Dizer não" é estabelecer limites, muitas vezes são limites para nós mesmos. Limite no seu horário de sair do trabalho, limite para levar trabalho para casa, limite para o quanto gasta no cartão. Outras vezes é dizer "não" para o outro, impondo limites igualmente. Procure estar atento ao seu semblante ao dizer não, seu tom de voz também fará a diferença. Outra dica é conscientizar o outro do "por que" não. Perfeccionismo: sugiro que seu compromisso seja com a qualidade e não com a perfeição. Disciplina tem a ver com liderança, ser líder de si mesmo. Como coach, temos trabalhado com muitos clientes em razão do desenvolvimento da disciplina e os resultados aparecem rápido. Muito mais há que se falar sobre o tema. Em nosso livro recém lançado, pela Editora Ser Mais, "Ser Mais em Gestão do Tempo e Produtividade", abordamos inúmeros outros aspectos que poderão auxiliar a todos.

Palavras-chave: | Márcia Rizzi | tempo | produtividade | qualidade de vida |

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