Como evitar a procrastinação e adotar atitudes assertativas frente ao planejamento diário

Por Maria Rita Gramigna para o RH.com.br

Maria Rita Gramigna
Diretora Presidente da MRG - Consultoria e Treinamento Emrpesarial com sede em Belo Horizonte/MG e Filial em Salvador/BA. Mestre em Criatividade pela Universidade de Santiago de Compostela, Pós-Graduada em Administração de RH e Pedagoga. Autora dos livros Jogos de Empresa (1993), Jogos de Empresa e Técnicas Vivenciais (1995), Modelo de Competências e Gestão dos Talentos (2001), Manuais de Criatividade Aplicada para Facilitadores de Grupos - Volumes I, II e III (2001) e co-autora do Manual de Gestão de Pessoas e Equipes - Capítulo 20 (2002). Atua como consultora e facilitadora de grupos em empresas de médio e grande porte, no Brasil e outros países. Desenvolveu e validou a metodologia MRG de Competências com foco na gestão integrada de pessoas. Articulista em diversos meios de comunicação escrita. Professora do Mestrado em Criatividade Aplciada Total - Universidade do Porto e em cursos de MBA e mestrado em diversas Faculdades do Brasil. Palestrante e consultora internacional.

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Como transformar a procrastinação em ação?
Antes de mais nada, é necessária uma boa dose de humildade para reconhecer que precisamos aprender e mudar. E, ainda, a conscientização de que podemos e somos capazes de rever hábitos e atitudes.
A ação de planejamento inicia com a pré-disposição e o esforço diário na organização e priorização de tarefas a realizar.
Uma pessoa determinada a mudar hábitos leva, pelo menos, seis meses para adquirir um novo comportamento. Pesquisas indicam que um bom percentual dos que tentam mudar, acabam voltando à forma anterior de conduta.
Acredito que nada é impossível quando há vontade. Meu desafio vai para aquelas pessoas que, como eu, desejam parar de reagir e passar a agir frente às situações que exigem planejamento pessoal.

CRIANDO NOVOS HÁBITOS

ETAPA I
A lista abaixo contém 40 atividades que fazem parte da rotina empresarial. Dentre elas, marque as 15 que tomam mais seu tempo.
01. atendimento a telefonemas
02. emissão de telefonemas
03. atendimento a profissionais de sua empresa
04. atendimento a clientes externos
05. redação de correspondências internas
06. uso do correio interno do computador
07. emissão da fax ou e-mail
08. pesquisas na internet
09. redação de propostas de negócio para clientes externos
10. elaboração de projetos
11. despacho de correspondências
12. planejamento e balanços financeiros
13. pesquisa de preços de fornecedores
14. orçamentos para clientes
15. organização de seu armário
16. organização de sua mesa de trabalho
17. organização de seu arquivo
18. leituras técnicas
19. leitura de revistas e jornais periódicos
20. criação de novos produtos
21. criação de novos instrumentos de controle internos
22. criação de novos serviços
23. participação em treinamentos externos
24. participação em treinamentos internos
25. participação em palestras
26. controle diário da agenda (pela manhã)
27. controle diário da agenda (final da tarde)
28. visitas a outros setores da empresa
29. negociação com sindicatos
30. negociação com sua equipe de trabalho
31. parada para o cafezinho
32. orientação de trabalho a colegas
33. almoço com clientes
34. viagens pela empresa
35. atendimento a jornalistas (mídia em geral)
36. permanência em fila de Bancos ou caixa eletrônica
37. consulta de saldo pelo telefone ou computador
38. permanência em consultórios médicos ou dentários durante o horário comercial
39. permanência em oficinas mecânicas no horário comercial
40. reunião de pais e mestres na escola freqüentada por filhos (horário comercial).

ETAPA II
Priorize sua marcação, indicando os números de cada item, de acordo com o tempo destinado a cada atividade.
+TEMPO <-___________________________________________-> -TEMPO

ETAPA III
Analise cada item priorizado, de acordo coma as categorias:
URGENTE = são aquelas atividades/tarefas que devem ser resolvidas logo pela manhã ou no início da tarde, permitindo mais tempo de dedicação às importantes.
IMPORTANTES = são aquelas ligadas às metas e ao negócio. Estas devem merecer atenção especial pois delas depende a sobrevivência de sua empresa no mercado.

Agora, verifique como você se posicionou nas atividades. Em quais conjunto de tarefas você está centrado(a)? Nas URGENTES ou nas IMPORTANTES?

Há uma tendência em nos apegarmos àquilo que mais gostamos de fazer, deixando para depois o que nos desagrada. Se você está incorrendo nesta atitude, ela poderá ser modificada se você começar a usar um instrumento especial: a agenda.

O hábito de usar controles pessoais (agenda ou outra forma específica) é indispensável. Costumo me referir a ela como "minha vida registrada em papel"(ou eletronicamente conforme a disponibilidade de cada um).

A manhã é o horário crucial para a organização do dia, onde estabelecemos as prioridades de acordo com urgência e importância. Ao final da tarde é necessário verificar o que foi cumprido e registrar o que ficou para o dia posterior.
O simples ato de visualizar um trabalho realizado já traz satisfação e estimula a auto-motivação para a superação de metas pessoais.
No caso de você perceber que está acumulando muitas atividades, poderá lançar mão de outra estratégia: a delegação.

COMO DELEGAR?
O processo de delegação é muito confundido com repasse de responsabilidade para outras pessoas. Na realidade, é necessário estabelecer critérios e observar alguns cuidados ao delegar.

Princípios básicos servem de elementos norteadores para a delegação:
1º - Lembre-se: a responsabilidade final pelos resultados é sempre de quem delegou.
2º - Verifique se a pessoa escolhida sabe fazer o que foi solicitado. Caso contrário, ela deverá ser orientada.
3º - Profissional motivado apresenta melhores resultados e maior comprometimento. Passe as tarefas em forma de metas-desafio, estimule e qualifique o potencial da pessoa escolhida. Dê as informações necessárias para o bom desempenho.
4º - Coloque-se à disposição para ajudar, se necessário.
5º - Avalie os resultados e dê feedback.
6º - Mantenha sua equipe informada sobre o andamento das metas.

O trabalho em equipe é uma realidade hoje. A maximização do esforço coletivo dependerá da forma como você forma sua imagem junto aos seus colaboradores.

O grande desafio, o desafio maior que se apresenta a todos nós, profissionais na era da qualidade, diz respeito a mudanças atitudinais. Ninguém questiona a importância do planejamento e organização do trabalho. É necessário, sim: SAIR DO PAPEL E PARTIR PARA A PRÁTICA - AGIR NO LUGAR DE REAGIR.

Palavras-chave: | Comportamento | Organizacional | Planejamento | Procrastinação | |

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