“World Café” ... Você já participou de algum?

Por Yolanda Braconnot para o RH.com.br

Yolanda Braconnot
Psicóloga, Pós-Graduada em Recursos Humanos, possui 30 anos de experiência na área, sendo que destes atuou durante 15 anos como Gerente de Treinamento e Gerente de Recursos Humanos em empresas multinacionais e nacionais. Desde 1994 é Diretora e Facilitadora da Ventos Eventos Consultoria Humana, empresa sediada no Rio de Janeiro especializada no desenvolvimento de gente e organizações. Possui grande experiência e comprovada competência na condução de eventos e conversações com grandes grupos. É criadora da Metodologia VAI® - Vivencial de Aprendizagem Integrada conduzindo Workshops, Seminários, Congressos etc, em âmbito Brasil. É Coordenadora de Espaço e Conteúdo do Centro de Excelência do Instituto Rio Carioca. Docente no MBA de Gestão de Pessoas na UNIFESO, Teresópolis – RJ. Em Setembro/2010 estará conduzindo no CRIARH – Congresso de Criatividade em Recursos Humanos em Recife, Oficina sobre o tema.

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Possivelmente você já participou de um bate-papo na hora do cafezinho onde, de repente, surgiram ideias, insights, sugestões... Já?

O "World Café", semelhante à situação descrita anteriormente, é um fantástico método de conversação que objetiva promover diálogos construtivos, acessar inteligência coletiva, aumentar a capacidade coletiva de criar e trocar conhecimento.

O método foi criado em 1995 quase que por acaso por Juanita Brown e David Isaacs. No livro "O World Café: Dando forma ao nosso futuro por meio de conversações Significativas e Estratégicas", eles explicam que em uma tarde com chuva torrencial tiveram que mudar a arrumação da tradicional formação do círculo de diálogo. O jeito foi espalhar algumas mesas pequenas e cadeiras pelo espaço disponível. Tomi Nagai-Rothe, primeira a chegar, comentou que as mesinhas estavam parecendo mesas de um café. Juanita decide, então, enfeitar com plantinhas. Tomi põe crayons em cada uma das mesas e faz um cartaz "Bem-Vindo ao Homestead Café", em referência ao endereço.

Assim surgiu o cenário para realização do World Café ambientado com mesas para quatro a cinco pessoas, preferencialmente redondas, lembrando as mesinhas de uma "Casa de Café". Em cima de cada mesa um toque especial com flores, canetas e lápis para desenho, e toalha de papel que sirva para as anotações do grupo.

De forma bem resumida, o World Café acontece da seguinte forma: os participantes sentam à mesa e após as explicações, em relação ao processo de trabalho, pressupostos e etiqueta do Café, seja iniciada uma conversação sobre um tema/pergunta pré-definidos. As ideias-chaves são anotadas na toalha da forma como os participantes julgarem melhor. Terminado o tempo da rodada, em torno de 20 a 30 minutos, os participantes da mesa exceto um, deverão mudar para outras diferentes mesas. Aquele que permaneceu na mesa tem a responsabilidade de receber os novos companheiros, apresentar o que foi sintetizado "na toalha" e estimular que sejam compartilhadas as conversações experimentadas nas outras mesas. Nesse momento, inicia-se o processo de polinização cruzada, que acontece durante todas as rodadas do "World Café". Esse conteúdo deve ser incorporado ao registro daquela mesa. Terminada aquela rodada novamente os participantes, menos um, mudam de mesa e, dependendo do objetivo da conversação, continuam na mesma questão ou recebem um novo detalhamento ou um novo foco.

Dependendo ainda dos "3 Ps", Propósito, Participantes e Parâmetros, o "World Café" pode ser precedido pelo uso de métodos mais convencionais como, por exemplo, a apresentação do tema através de uma Palestra. Também o fechamento do trabalho poderá ser realizado de diferentes maneiras.

Não muito diferente de outros métodos que objetivam atividades com grandes grupos, pois, em princípio não existe número limitado de participantes, o World Café exigi a figura de um Anfitrião que eu chamo de "Ancora", que tem a responsabilidade da coordenação geral dos trabalhos. A atuação desse Anfitrião no antes, durante e depois do "World Café", é de fundamental importância para criar e manter um ambiente descontraído e propício para despertar nos participantes a vontade de compartilhar.

Partindo ainda do princípio que as pessoas já possuem no seu interior a sabedoria e a criatividade para enfrentar até mesmo os mais difíceis desafios, a utilização dos processos, princípios, e padrão "World Café", possibilita Líderes, Facilitadores, Moderadores, enfim, pessoas que trabalham com grupos, a criar intencionalmente redes dinâmicas de conversação e de polinização cruzada de ideias e conhecimentos, gerando uma evolução acelerada de trocas.

Exercitando o "World Café", percebemos as suas implicações práticas imediatas no jeito de se fazer reuniões, na criação de conhecimento, na concepção de inovações rápidas, no engajamento das partes interessadas e em mudanças em larga escala.

É claro que o processo de Conversação Colaborativa proposto pelo "World Café" não acontece de forma mágica. O "Anfitrião Ancora" e os demais Anfitriões precisam estar devidamente preparados para facilitação de grandes grupos, para a utilização dos Pressupostos, Ética do Café e dos 7 Princípios básicos do "World Café".

O World Café é utilizado em todo o mundo em empresas dos mais diversos segmentos e tamanhos. Tendo a possibilidade de se aplicar a qualquer número de participantes é uma excelente metodologia para compartilhar conhecimentos, ideias, visões e experiências, criar sinergia e comprometimento, estimular inovação e mudanças, enfim estimular e acessar a inteligência e sabedoria coletiva.

Palavras-chave: | integração | equipe |

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