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22/06/2010
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Como promover a integração entre departamentos?

Por Patrícia Bispo para o RH.com.br

Quando se fala em estimular a integração entre funcionários, logo vem à mente a ideia de trabalhar com profissionais que atuam numa mesma equipe. No entanto, uma organização sempre é formada por mais de um departamento e todas as pessoas que nela trabalham somam esforços para dar vida ao negócio. Mas, por que a integração entre departamentos é importante?
Tomemos como exemplo um gerente que solicita a um office-boy que tire dez cópias de um relatório que ele apresentará durante uma reunião. Porém, faltam apenas 30 minutos para o início da sua apresentação. Só que o gestor não imagina o que acontece durante o percurso: do momento em que ele entrega o relatório sai das suas mãos até quando a documentação é entregue a ele.
Se o office-boy demorar cerca de uma hora, quando retorna para entregar as cópias, a reunião já começou. Ele recebe uma advertência por não ser ágil na tarefa que lhe foi incumbida. Só que o gestor não imagina que o diretor da empresa também precisava de cópias urgentes e para completar, das cinco máquinas do setor de cópias, apenas três estavam funcionando. As outras se encontravam em manutenção.
Esse é um exemplo simples, masque ocorre com frequência porque muitos profissionais só sabem o que ocorre no departamento em que atuam. Não é errado conhecer bem o setor em que atuamos. Mas para que a organização conte com uma boa engrenagem é preciso que todos os colaboradores tenham, ao menos, uma noção do todo. Isso evita, por exemplo, que um departamento boicote o outro por desentendimentos que poderiam ter sido evitados. Abaixo, listo algumas dicas para estimular a integração entre os setores de uma organização.

1 - Quando ocorrerem contratações na companhia, a integração não deve ficar restrita apenas ao setor em que a pessoa irá atuar. Para quem chega, é importante conhecer os demais departamentos da organização, principalmente aqueles em que os recém-chegados manterão contato regularmente. Isso evitará que as pessoas sintam-se um "peixe fora da água".

2 - Aproveite o momento de integrar os novatos, para convidar alguns profissionais de áreas distintas para acompanhar o processo de familiarização. Com o ritmo cada vez mais acelerado há quem passe meses sem ir pessoalmente a outro departamento e quando o faz, toma um impacto porque ocorreram mudanças significativas.

3 - Para valorizar a integração entre setores, empresa pode elaborar uma cartilha básica que além de constar os valores, a missão e a visão da companhia corporativa, também seja reservado um espaço para divulgar a estrutura da companhia. Dessa forma, todos os departamentos existentes serão apresentados aos profissionais de vários níveis. Essa cartilha pode ter o formato impresso e ainda ser disponibilizada através da intranet.

4 - Os canais de comunicação interna são fortes aliados na integração entre setores. Através deles é possível informar oficialmente que um determinado departamento passará por reformas. Para evitar que ocorram atrasos no atendimento a alguma solicitação, os outros setores poderão fazer um pedido antecipadamente. Isso evita que alguém imagine que foi boicotado por não ter sido atendimento prontamente e as atividades laborais transcorram sem atropelos.

5 - Quando um setor tiver a reforma concluída, divida a conquista com os demais funcionários de outras áreas. Visitas agendadas serão sempre bem-vindas e evitará que as atividades sejam prejudicadas.

6 - Durante eventos comemorativos, a área de Recursos Humanos pode convidar colaboradores para falarem um pouco sobre os setores que atuam. Caso seja possível, estruture um espaço, onde os profissionais que trabalham no 10º andar tenham a oportunidade de conhecer, por exemplo, como funciona um setor localizado no 2º andar.

7 - Ainda nos eventos comemorativos, estimule atividades que animem os funcionários. Contudo, é interessante que durante uma brincadeira sejam formados grupos, através de sorteios. Assim, haverá equipes compostas por pessoas de setores diferentes e que nunca tiveram a oportunidade de se cumprimentarem. Isso estreitará o relacionamento entre as pessoas e abrirá um leque, inclusive para o surgimento de novas amizades.

8 - Uma ação simples que gera efeitos positivos é a criação de uma caixa de sugestões, que deve ficar em um local de grande circulação. Sem pedir que o colaborador identifique-se, a área de RH pode orientar os profissionais a apresentarem ideias, opiniões que melhorem o funcionamento tanto do departamento que atuam quanto dos demais setores da organização. Entretanto, deve-se ficar atento para que esse espaço não seja utilizado para receber críticas infundadas e de cunho pessoal.

9 - Quando se tem dúvidas sobre até que ponto vão as atribuições de um setor, há pessoas preferem ficar quietas e permanecem com questionamentos para si. Com isso, acreditam que evitarão possíveis constrangimentos. Nesse caso a área de RH precisa manter suas portas abertas, para que colaboradores obtenham respostas. E quando alguém pedir uma informação sobre outro setor, o RH pode aproveitar a oportunidade para falar sobre outras atribuições do setor que é foco da conversa.

10 - Existe uma ótima ferramenta para estreitar a relação entre departamentos: o job rotation - que compreende um processo de remanejamento ou redimensionamento das lotações internas da empresa. Através desse recurso, os colaboradores se familiarizam com outras atividades e, em alguns casos, surge o interesse dos funcionários por um processo de aprendizagem que os levem a uma ascensão futura. O também é visto job rotation como um caminho eficaz para o desenvolvimento de equipes.

 

Palavras-chave: | integração | equipe | comunicação interna |

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COMENTÁRIOS (1)
sonia maria gabrieli em 03/04/2011:
Estou adorando as matérias, me ajuda muito, pois estou fazendo o curso de gestão de rh, e tenho muito trabalho para fazer. Muito obrigada pelas matérias.

 
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